Artykuł sponsorowany
Ilość wyświetleń: 142
Jako event manager organizujesz różne imprezy. Niektóre nie rodzą większych komplikacji, ponieważ są skierowane do pracowników Twojego zleceniodawcy, którzy podczas wydarzenia mają się lepiej zintegrować. Prywatne eventy nie wymagają uzyskania zgody od organów państwowych. Kiedy jednak wydarzenie nosi znamiona imprezy masowej, na naszych barkach spoczywa szereg obowiązków narzuconych przez obowiązujące prawo. O czym warto pamiętać?
Impreza masowa rozpoczyna się od briefu
Organizacja imprez masowych rozpoczyna się od briefu. Niezależnie od tego, jaki event przygotowujesz, musisz zapoznać się z oczekiwaniami swojego klienta. Twój zleceniodawca prawdopodobnie chce osiągnąć określony cel, np. zwiększyć rozpoznawalność swojej marki lub zyskać wizerunek eksperta w branży. Powinieneś też poznać budżet i ewentualne sugestie klienta. Dysponując briefem, możesz przygotować kreatywny scenariusz wydarzenia.
Stworzenie kreatywnego scenariusza wydarzenia
Koncepcja imprezy masowej jest bardzo ważna, ponieważ musi przyciągać i angażować odbiorców, jednocześnie realizując cel zleceniodawcy w wyznaczonym przez niego budżecie. Dobry scenariusz rozpoczyna się od określenia grupy docelowej. Młodym dorosłym i ich rodzicom oferuje się inne atrakcje. W pierwszym przypadku event możesz uświetnić występem popularnego rapera. W drugim zaangażować znany kabaret. Tworząc scenariusz wydarzenia, korzystaj z niewyczerpanych pokładów swojej kreatywności. Uwzględnij w nim także kwestie techniczne takie jak oświetlenie, pokaz laserowy i efekty pirotechniczne.
Wybór obiektu pod event
Impreza masowa powinna odbyć się na odpowiednim obiekcie. W przypadku wydarzeń sportowych potrzebujesz stadionu lub boiska. Organizując koncert, rozważ sale o dobrej akustyce i amfiteatry. Przy festiwalu smaków najlepiej sprawdzi się plac z dobrym dostępem do infrastruktury technicznej – bieżącej wody i prądu. Wybierając miejsce pod event, musisz oszacować potencjalne zainteresowanie odbiorców oraz możliwości finansowe klienta.
Stworzenie kosztorysu imprezy masowej
Scenariusz wydarzenia odgrywa istotną rolę, ponieważ zapewnione atrakcje przekładają się na zainteresowanie potencjalnych odbiorców. Z drugiej strony muszą mieścić się w budżecie klienta, dlatego tak ważne jest przygotowanie kosztorysu. Zaleca się, aby 20% wszystkich środków zamrozić na nieprzewidziane wydatki. Pozwala to uniknąć wielu komplikacji.
Opracowanie regulaminu imprezy masowej i jej zgłoszenie
Organizacja imprez masowych wiąże się z koniecznością przygotowania ich regulaminu. Poza tym należy zgłosić chęć ich przygotowania stosownym organom państwowym, aby uzyskać ich zgodę. W tym celu trzeba skontaktować się z lokalnym komendantem policji i straży pożarnej, aby ocenili, czy event spełnia wymogi bezpieczeństwa. Na jego organizatorze spoczywa obowiązek zapewnienia drogi ewakuacyjnej, obecności służb medycznych i dostępu do sanitariatów.
Przygotowanie eventu
Gdy zgoda na imprezę masową zostanie wydana, należy skontaktować się z podwykonawcami i zlecić im stosowne prace. Jako event manager nadzorujesz pracę nad oświetleniem, nagłośnieniem i dostarczeniem cateringu.
Promocja imprezy masowej
Każde wydarzenie o charakterze masowym wymaga promocji w mediach tradycyjnych i społecznościowych. Możesz postawić na płatną reklamę lub współpracę barterową, np. informację w radiu o evencie w zamian za bezpłatne wejściówki.
inf. pras. - 16-09-2024
Reklama
